1. Membangun Relasi
Orang Jepang menekankan kesopanan, kemanusiaan, dan
hubungan baik dalam bekerja. Mereka ingin mengetahui dan memercayai seseorang
sebelum berbisnis dengannya. Relasi dapat dibangun melalui pertemuan informal,
seperti makan dan minum bersama.
2. Tata Busana
Pebisnis Jepang cenderung menggunakan pakaian formal.
Pria menggunakan jas gelap, kemeja putih, dasi, dan tidak menggunakan
perhiasan, kecuali jam tangan dan cincin pernikahan. Wanita menggunakan terusan
dengan warna soft.
3. Nama
Di Jepang, nama keluarga dipanggil terlebih dahulu
sebelum nama depan. Umumnya, nama keluarga diikuti dengan akhiran –san yang
berarti Mr., Mrs., atau Ms. Akan tetapi, saat ekspatriat mengenalkan diri,
jangan menambahkan akhiran –san. Biasakan memanggil rekan bisnis dengan nama
keluarga sampai mereka meminta untuk memanggil dirinya dengan nama depan.
4. Sambutan dan Sapaan
Dalam berbisnis, salam dan hormat dilakukan dengan
menunduk sebesar 30° hingga 45°. Menunduk dilakukan atas inisiatif bawahan.
Saat menunduk, pria meletakkan tangannya di samping tubuh. Sedangkan wanita
menyilangkan tangannya pada pangkal paha. Jangan melakukan tatap mata ketika
memberi salam. Hal ini dianggap sebagai tingkah laku buruk dan agresif. Saat
memberi salam, berilah salam pada orang dengan jabatan tertinggi dan diikuti
dengan orang tertua.
5. Kartu Bisnis (Meishi)
Pertukaran kartu bisnis dilakukan pada pertemuan
pertama. Meishi berisi gelar dan jabatan seseorang dalam perusahaan. Ketika
memberikan kartu bisnis sambil berdiri, berikan dengan kedua tangan dan terima
kartu bisnis rekan kerja sambil menunduk. Setelah menerima, lihat nama dan
gelar rekan bisnis sebelum menyimpannya di kantong. Saat menerima meishi
sembari duduk, letakkan kartu bisnis di meja berdasarkan urutan jabatan selama
rapat berlangsung.
6. Rapat
Agenda utama rapat adalah proses laporan. Saat rapat,
jarang terjadi diskusi yang memanas. Rapat cenderung berjalan dengan tenang dan
lancar. Prinsip ini dilatarbelakangi oleh budaya nemawashi, yaitu proses
membentuk kesepakatan yang didahului dengan konsultasi pihak-pihak terkait
sebelum pengambilan keputusan akhir. Proses ini terjadi sebelum rapat
dilaksanakan.
7. Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama
karena dilakukan secara struktural sesuai dengan tingkatan manajerial. Dengan
melibatkan banyak pertimbangan dan analisis, keputusan yang diambil lebih
akurat dan stabil.
8. Usia dan Status
Dalam budaya Jepang, usia dan status seseorang harus
dihormati. Orang Jepang merasa nyaman bila berinteraksi dengan rekan sebaya.
Status ditentukan oleh peranan dalam organisasi, latar belakang pendidikan, dan
pernikahan.
9. Pelayanan
Secara umum, perusahaan Jepang memiliki prinsip
mengutamakan pelanggan di atas segalanya (client first). Bagi mereka, konsumen
adalah raja. Prinsip ini juga berlaku bagi perusahaan Jepang yang berada di
luar Jepang.
